آرشیو مرجع IMAGELINK برای حفاظت از اسناد عمومی

سازمان‌های دولتی موظف‌اند اسناد عمومی را برای همیشه نگهداری کنند و در عین حال دسترسی آنلاین فراهم آورند. میکروفیلم سال‌ها رسانه آرشیوی برتر بوده اما دسترسی فوری ندارد، و رسانه‌های دیجیتال با فرسودگی، پاک‌شدن و ناسازگاری نسخه‌ها روبه‌رو هستند. IMAGELINK Reference Archive این دو مسیر را یکپارچه می‌کند: اسناد از هر منبعی به صورت آنالوگ روی میکروفیلم نگهداری می‌شوند و در صورت نیاز با اسکن میکروفیلم به سامانه‌های الکترونیکی بازمی‌گردند.

نکات اصلی

• IMAGELINK Archival Media با ظهور و نگهداری صحیح عمر مورد انتظار 500 سال دارد
• تصاویر یک بار در اسکنر ثبت و توسط IMAGELINK i9600 Series Archive Writer روی فیلم نوشته می‌شوند
• فایل‌های دیجیتال پس از ثبت روی فیلم بدون نگرانی از دست رفتن قابل حذف هستند
• اسناد born-digital مانند ایمیل، فرم و گزارش بدون چاپ روی کاغذ آرشیو می‌شوند
• امکان توزیع ثبت تصویر بین چند دفتر و آرشیو متمرکز از طریق شبکه

گام اول: حذف دوربین میکروفیلم

بسیاری از سازمان‌ها اسناد را دو بار ثبت می‌کردند: یک بار اسکن و بار دیگر میکروفیلم. در روش electronic microimaging ثبت تصویر یک‌مرحله‌ای و در اسکنر انجام می‌شود و نسخه‌های آنالوگ دائمی روی IMAGELINK Reference Archive Media با استاندارد ISO/ANSI تولید می‌شوند. نتیجه، کاهش نیروی کار و امکان امحا، بایگانی یا بازگرداندن زودتر اسناد کاغذی است.

گام دوم: تولید فیلم دیجیتال باکیفیت

نرم‌افزار ثبت تصویر به طور خودکار تصاویر را می‌چرخاند، صاف می‌کند و حاشیه‌ها را حذف می‌کند. تصاویر روی صفحه بازبینی و بهبود می‌یابند، مرتب و نمایه‌گذاری می‌شوند و بارکد و OCR به نمایه‌سازی کمک می‌کنند. خروجی، حلقه‌ای از فیلم با تصاویر خوانا و کنتراست و جهت یکنواخت است.

گام سوم: آرشیو اسناد دیجیتال

همین بستر برای حفظ اسناد دیجیتال سایر برنامه‌ها نیز به کار می‌رود. فایل‌ها از طریق ابزارهای تبدیل نرم‌افزاری، که برخی همراه با IMAGELINK Archive Writer Application ارائه می‌شوند، به تصویر قابل نوشتن تبدیل می‌شوند. استفاده از فیلم دیجیتال با image mark، بازیابی آنلاین را با نرم‌افزار و اسکنرهای IMAGELINK DV Plus ممکن می‌کند.

کاربردها

• صورت‌جلسات، ایمیل‌ها و مکاتبات اداری
• بودجه، لیست حقوق و سوابق مالیاتی
• آمار حیاتی و اسناد مالکیت زمین
• سوابق دادگاه و مصوبات قانونی

نتایج گزارش‌شده توسط کاربران

• صرفه‌جویی سالانه 10,000 دلار پس از تغییر به Archive Writer
• کاهش هزینه از حدود 0.25 دلار به 0.02 دلار برای هر صفحه
• کاهش زمان فیلمبرداری از 3 تا 4 ساعت به 20 تا 30 دقیقه
• بازگرداندن اسناد در 2 تا 4 هفته به جای 6 تا 8 هفته
• فرسودگی کمتر اسناد فیزیکی

اقلام و لوازم جانبی

• IMAGELINK i9600 Series Archive Writer
• IMAGELINK Reference Archive Media
• IMAGELINK Archive Writer Application
• اسکنرهای IMAGELINK DV Plus